如何做好質(zhì)量管理體系的內(nèi)審員工作
我們公司每年都要進(jìn)行1-2次的內(nèi)部審核,以維護(hù)質(zhì)量體系持續(xù)正常運(yùn)行,內(nèi)部審核的正常開展,促進(jìn)體系的有效運(yùn)行。
對(duì)于內(nèi)審員的工作發(fā)表一點(diǎn)看法:
一、在內(nèi)審中一般存在的問題,主要有:
1、內(nèi)審員現(xiàn)場(chǎng)審核記錄不詳細(xì),所開具的不符合項(xiàng)沒有真正反映事實(shí),或描述不清,造成不符合項(xiàng)整改對(duì)象不明。
2、內(nèi)審準(zhǔn)備不充分。審核檢查表可操作性差,審核時(shí)沒有目的性,檢查樣本隨意性,缺乏代表性;內(nèi)審員對(duì)程序文件的內(nèi)容及現(xiàn)場(chǎng)情況了解不夠,對(duì)審核部門所涉及到的條款和文件未吃透,查出的問題多浮于表面,未能指出要害,僅就表面問題的采取措施進(jìn)行改進(jìn),不利于質(zhì)量體系水平有質(zhì)的提升。
3、對(duì)質(zhì)量體系內(nèi)部審核認(rèn)識(shí)不夠。受審核部門未將審核當(dāng)作一種質(zhì)量改進(jìn)的機(jī)會(huì),而是認(rèn)為查出問題會(huì)影響本單位的榮譽(yù),不愿意暴露,耽誤生產(chǎn)時(shí)間,審核時(shí)不積極配合,導(dǎo)致審核員掌握第一手資料不足,審核難以深入。
4、有的部門平時(shí)不按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,審核時(shí)臨時(shí)補(bǔ)記錄應(yīng)付檢查,臨時(shí)規(guī)劃區(qū)域等。
5、審核員責(zé)任心不強(qiáng),審核時(shí)走過場(chǎng),流于形式,走樣子。
二、對(duì)照體系文件要求,影響內(nèi)部審核質(zhì)量的因素主要有以下幾方面:
1、最高管理者重視的程度;
2、管理者代表的作用;
3、審核策劃的充分性;
4、審核方案的適宜性;
5、審核組長的選擇;
6、審核組成員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解程度和審核經(jīng)驗(yàn);
7、對(duì)不符合項(xiàng)采取糾正措施的有效性;
8、對(duì)不合格追蹤、驗(yàn)證的準(zhǔn)確性。
除第一條以外,其它各條都與內(nèi)部審核員直接有關(guān),由此分析,加強(qiáng)內(nèi)部審核員隊(duì)伍建設(shè),提高審核員素質(zhì)是提高內(nèi)審質(zhì)量最直接有效的途徑之一。
三、優(yōu)秀內(nèi)審員應(yīng)具備以下能力:
1)工作經(jīng)歷
作為一名優(yōu)秀的內(nèi)審員,專業(yè)審核機(jī)構(gòu)是如下定義的:內(nèi)審員應(yīng)對(duì)于公司的設(shè)計(jì)開發(fā)、工藝技術(shù)、品質(zhì)管理三大方面必須了解,最好是有這些方面的工作經(jīng)歷,這是一個(gè)公司的核心所在。作為公司的最高管理層如果能認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn),在培養(yǎng)內(nèi)審員方面有意識(shí)的加以引導(dǎo),使之從事這些崗位工作具備一定的工作經(jīng)驗(yàn),然后再從中選拔有交流表達(dá)能力、思維清晰邏輯嚴(yán)謹(jǐn)和正直的精英骨干人員進(jìn)行培訓(xùn),任用其成為質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核員(即內(nèi)審員)才是明智之舉。
當(dāng)然我們公司的內(nèi)審員都是對(duì)我們的流程熟悉,且了解的,再者由內(nèi)審員專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的加持,工作經(jīng)歷是能夠滿足需要的。
2)能力和專業(yè)知識(shí)
(1)要關(guān)注國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或其他要求在本行業(yè)的應(yīng)用情況
內(nèi)審員熟悉國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或其他要求才能準(zhǔn)確把握產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、驗(yàn)收實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的要求,在審核中就可以查看整個(gè)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程是否偏離產(chǎn)品質(zhì)量保證的策劃、實(shí)施過程是否合規(guī)合理。
(2)要關(guān)注產(chǎn)品生產(chǎn)工藝、設(shè)備或檢測(cè)方法和檢測(cè)點(diǎn)的變化
產(chǎn)品生產(chǎn)工藝、設(shè)備或檢測(cè)方法和檢測(cè)點(diǎn)的變化往往會(huì)帶來控制參數(shù)或條件的變化。如事先策劃和驗(yàn)證不充分,往往會(huì)引起質(zhì)量的波動(dòng)。以此為著眼點(diǎn),往往能起到審核質(zhì)量管理體系的執(zhí)行能力的作用,也能起到驗(yàn)證產(chǎn)品質(zhì)量及其一致性、實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量持續(xù)改善的工作效果和管理能力。
(3)要關(guān)注特殊過程控制的有效性
特殊過程的確認(rèn)是質(zhì)量管理體系的7.5條款“生產(chǎn)和服務(wù)的提供”非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié),特殊過程控制的水平不僅是對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的重要反映,也是公司質(zhì)量控制能力的重要反映。特殊過程是否被識(shí)別,是否進(jìn)行了確認(rèn)和控制也常常作為內(nèi)審的重點(diǎn)。
(4)要關(guān)注質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的把控情況
審核說到底就是一種風(fēng)險(xiǎn)把控。從質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)是否進(jìn)行了識(shí)別和有效控制方面,對(duì)于發(fā)現(xiàn)的事實(shí),看是否可能造成對(duì)體系運(yùn)行的失效或?qū)Ξa(chǎn)品質(zhì)量的影響。
(5)要關(guān)注以往審核問題的整改情況
對(duì)上次內(nèi)部或外部審核提出的問題在審核時(shí)宜進(jìn)行必要的跟蹤,要仔細(xì)審查審核發(fā)現(xiàn)所采取的糾正措施,判斷其是否能夠降低或減少質(zhì)量成本,是否能促進(jìn)公司利潤目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。對(duì)帶有普遍性的問題,要看是否進(jìn)行了系統(tǒng)分析、識(shí)別產(chǎn)生的原因,并驗(yàn)證改進(jìn)措施的有效執(zhí)行和實(shí)現(xiàn)的增值效果。要對(duì)照問題的解決,查看質(zhì)量管理體系文件是否完善規(guī)范性、適宜性的修訂。
3)掌握方法
(1)學(xué)會(huì)總結(jié)反思,持續(xù)學(xué)習(xí)
隨著時(shí)代發(fā)展、科技進(jìn)步和標(biāo)準(zhǔn)要求的不斷提高,作為一個(gè)最初被認(rèn)為是合格的內(nèi)審員如果不追求自身素質(zhì)的持續(xù)提高,就很難滿足質(zhì)量管理PDCA循環(huán)、不斷提高的要求。
每次審核結(jié)束,要進(jìn)行回頭望,對(duì)內(nèi)審的全過程進(jìn)行分析和研究,對(duì)內(nèi)審各個(gè)階段的工作進(jìn)行評(píng)價(jià)和查找不足,內(nèi)審技巧多是在審核中提高的。
(2)學(xué)會(huì)把握重點(diǎn),抓大放小
內(nèi)審員審核時(shí)要做到層次分明,把握審核重點(diǎn),不要糾纏于過細(xì)的情節(jié),心中要有一條主線,對(duì)關(guān)鍵問題要進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注,避免走馬觀花,泛泛而談。
審核時(shí)多進(jìn)行開放式提問,對(duì)問題點(diǎn)進(jìn)行充分溝通,除了印證符合性外,也尋求體系完善的輸入來源。對(duì)于受審核的文件,只要其運(yùn)作和控制思路清楚就可以了,不要摳字眼,找毛病,關(guān)鍵看是否寫清所控制的要求和控制方法。
(3)學(xué)會(huì)切合實(shí)際,查看現(xiàn)場(chǎng)
內(nèi)部審核是在以不影響公司正常經(jīng)營情況下的一項(xiàng)活動(dòng),要本著為公司服務(wù)的宗旨,依據(jù)公司實(shí)際情況策劃集中式或者滾動(dòng)式內(nèi)審,審核要選擇有針對(duì)性的內(nèi)容,計(jì)劃可以隨時(shí)調(diào)整,薄弱環(huán)節(jié)能夠及時(shí)增加審核頻次,不符合項(xiàng)的跟蹤驗(yàn)證能夠成為日常的例行工作,持續(xù)改進(jìn)也能自然地成為長效機(jī)制,員工就會(huì)思想上重視按體系文件要求照章操作了。
現(xiàn)場(chǎng)審核是否到位直接影響到審核結(jié)果的準(zhǔn)確性,著重要把握好以下幾個(gè)原則:善觀察、抓線索;輕表面、重實(shí)質(zhì);重證據(jù),輕口信。
(4)通過對(duì)關(guān)鍵過程的查看,綜合與全面評(píng)價(jià)過程的受控狀態(tài):
① 首先工藝要求是什么。(通過作業(yè)指導(dǎo)書、QC工程表、圖紙、樣品等,評(píng)價(jià)其現(xiàn)行有效性、適宜性,以及修改的符合性。)
②其次查看否按工藝要求實(shí)施(觀察操作情況,及所用設(shè)備、工裝治具、量具、測(cè)量系統(tǒng)是否與工藝要求一致。)
③查看是否執(zhí)行首件檢驗(yàn)。(首件樣、首件檢驗(yàn)記錄)
④檢查設(shè)備儀表等、測(cè)量系統(tǒng)的維護(hù)保養(yǎng)、校準(zhǔn)鑒定,以及操作者的上崗資格與能力情況。
⑤檢查產(chǎn)品狀態(tài)、標(biāo)識(shí)管理,產(chǎn)品防護(hù)。
⑥最后查看不合格品控制是否滿足該過程的產(chǎn)品符合性、是否進(jìn)行了持續(xù)改進(jìn)。
幸運(yùn)的是我們公司總經(jīng)理是比較支持質(zhì)量管理體系工作,管理者代表也是盡心盡力在履行其職責(zé),我們也擁有一個(gè)以各部門高層參與的優(yōu)秀內(nèi)審員團(tuán)隊(duì)。大家都在質(zhì)量體系中盡自己的一份力量,這樣的公司何談不會(huì)持續(xù)發(fā)展呢?